Lege schappen, producten die retour komen en schreeuwende klanten aan de telefoon... Waarom is voorraadbeheer zo moeilijk? Volgens Jan Kraaijeveld van Slimstock is de complexiteit het gevolg van het feit dat iedereen op een andere manier naar de voorraad kijkt. De boekhouder ziet vooral het geld dat er in gaat, de afdeling inkoop let op de prijs, de verkoopafdeling kijkt naar de marge en de logistieke medewerker kijkt naar de magazijnruimte en de transportbewegingen.
Jan Kraaijeveld: “Dat verklaart ook waarom verbeteringen met betrekking tot de voorraad zo moeilijk zijn: elke medewerker bekijkt het vanuit een ander perspectief.”
Minder voorraad is geen doel
Slimstock is sinds 1993 Europees marktleider. Het bedrijf staat te boek als een partij die vindt dat je best met minder voorraad uit kan. Volgens Jan Kraaijeveld is dat overigens geen doel op zich, maar het resultaat van goed voorraadbeheer. “Als je goed oplet kan je met minder voorraad hetzelfde resultaat boeken.”
Vooral bij familiebedrijven zit er volgens Jan Kraaijeveld vaak veel geld in de voorraad. “Men wil liever geen spullen weggooien, maar de boekhoudkundige waarde van een niet-verkochte voorraad is na 24 maanden nul. Zo’n afschrijving doet zeer. Er is overigens niets mis met een grote voorraad, maar wees je bewust van wat je doet.”
Wat voor bedrijf heb je?
Als je accuspecialist bent, dan kan het strategisch belangrijk zijn om altijd alle types accu’s op voorraad te hebben. Dat hangt volgens Jan Kraaijeveld van de bedrijfsstrategie af. “Ben je een totaalaanbieder of nichespeler? Ben je sterk in technische innovaties en is jouw bedrijf het beste in nieuwe producten? Of richt je je meer op service en een klanttevredenheid? Of levert jouw bedrijf altijd tegen de laagste prijs? "
"Als jij de voorraad van het bedrijf wilt verbeteren dan zul je eerst moeten weten wat voor bedrijf je hebt en je strategie daar op aan moeten passen.”
Alternatieve leveranciers
Er zijn veel factoren die van invloed zijn op de voorraad. Denk maar eens aan de bestelhoeveelheden (per stuk of per doos), aan de levertijden en aan de kosten versus de service en de impact die dat heeft op de marge. En wat denk je van de macro-factoren? Door corona of een schip dat het Suezkanaal blokkeert krijgt de autofabrikant ineens zijn chips niet meer op tijd.
Je zou regelmatig een artikel moeten aanwijzen dat niet goed loopt”
Jan Kraaijeveld: “Je kunt zorgen voor alternatieve leveranciers, want ook dat hoort bij voorraadbeheer. Een aantal aftermarketbedrijven in de truckwereld zoekt momenteel hun alternatieven niet meer in China, maar in Turkije. Dat scheelt ze een doorlooptijd van twee maanden. Andere bedrijven zoeken hun leveranciers nog dichter bij huis, lokaal zelfs, ook met het oog op duurzaamheid.”
Infaseren en uitfaseren
Het opnemen van nieuwe producten in je assortiment heet infaseren. Jan Kraaijeveld: “Infaseren is leuker dan uitfaseren, omdat het nu eenmaal veel leuker is om nieuwe producten in je assortiment op te nemen, dan om niet-goed lopende producten er uit te halen. Je zou regelmatig een artikel moeten aanwijzen dat niet goed loopt. Een tactisch voorraadbeheer houdt bijvoorbeeld rekening met de productlifecycle van een product: wanneer neemt de vraag toe en wanneer loopt de vraag terug? Bij tankstations vervangen ze wekelijks het minst presterende artikel voor een nieuw artikel. Zo optimaliseren ze het assortiment.”
Maak een beslisregel
Je hoeft natuurlijk niet altijd artikelen uit je assortiment te halen, want misschien is het niet goed geprijsd, staat het artikel niet goed op de website of moet de marketingafdeling ermee aan de slag. Maar dat is geen reden om niets aan die voorraad te veranderen.
Kraaijeveld: “Het is belangrijk om te weten wanneer jij vindt dat een artikel succesvol is. Dat noemen we een beslisregel. Presteert het product onder het niveau van jouw beslisregel, dan haal je het uit je assortiment.”
Zorg voor marge
Maar er zijn toch ook redenen om zo’n product wel in het assortiment te houden, bijvoorbeeld omdat je een compleet assortiment wilt aanbieden? Jan Kraaijeveld: “Zo’n opmerking is meestal gebaseerd op een aanname. Als je dat echt denkt, neem dan de proef op de som en maak een analyse. Stel dat je dat onderdeel maar één keer per jaar verkoopt, wil je het dan nog steeds op voorraad hebben? Daar kan best een goede reden voor zijn, bijvoorbeeld uit strategische overwegingen. Maar zorg dan wel dat je marge daar ook naar is.”
Aantal topartikelen is beperkt
Slimstock gaat ervan uit dat 95 procent van de winst uit minder dan tien procent van het assortiment komt. Is het echt zo extreem? Jan Kraaijeveld: “Ja, het aantal echte topartikelen is beperkt. Twijfel daarom niet om slecht-presterende producten uit je assortiment te halen. Die producten kun je beter door je concurrent laten verkopen. Het kost alleen maar geld en meestal schrik je je rot wie die artikelen kopen. Vaak gaat het maar om één of twee klanten en bovendien worden die artikelen vaak gekocht bij een leverancier waar je ook je vraagtekens bij kunt zetten.”
Zo verbeter je de voorraad
- Als het om strategie gaat: weet of je een totaalaanbieder of nichespeler bent. Ben je leverancier of dienstverlener?
- Als het om uitvoering gaat: verbeter de kwaliteit van je data. Analyseer de prestaties van de top honderd of de bovenste tien procent of alle A-artikelen.
- Controleer de beslisregels. Kloppen de huidige voorraad- en ordergestuurde artikelen volgens jouw eigen regels?
- Herken de faseovergangen, zoals de productlifecycle en zorg voor een passende voorraadstrategie per fase.
- Geef de belangrijkste artikelen meer aandacht en optimaliseer de prestaties.
Slechte voorraad is verspilling
Slimstock is kind aan huis bij veel auto-importeurs, bij de bekende grossiers en bij diverse distributiebedrijven van auto-onderdelen: van groot tot specialistisch.
Er is niets mis met een grote voorraad, maar wees je bewust van wat je doet”
Jan Kraaijeveld: “De autobranche is een interessante branche. De diversiteit aan assortimenten, klanten en leveranciers is groot: alles komt voorbij.”
De markt is wel veranderd. Autobedrijven hadden vroeger grote voorraden, maar inmiddels zijn al die magazijnen verdwenen. De grossier komt nu diverse keren per dag langs. Jan Kraaijeveld: “De voorraadbeschikbaarheid is momenteel belangrijker dan de bestel- of leveringskosten. Maar bedenk wel dat elke keer als er een bestelauto voor de deur staat met een spoedlevering, of elk artikel dat op de plank blijft liggen een verspilling van geld, energie en tijd is. Dat kan beter en daar kan Slimstock bij helpen.”
Dit artikel is gesponsord door Slimstock.
