'Voorraad is emotie - hoe ga je daarmee om?'

'Voorraad is emotie - hoe ga je daarmee om?'
Klanten accepteren dat specifieke onderdelen een levertijd hebben.

De voorraad krijgt pas aandacht als het misgaat. Dan is het magazijn overvol of onderdelen zijn regelmatig uitverkocht of een leverancier laat het bedrijf in de steek of de boekhouder vindt dat er te veel geld in de voorraad zit. Volgens Jan Kraaijeveld van Slimstock hebben bijna alle automotive bedrijven hier mee te maken. Hij heeft ook de oplossing.

"Denk niet dat je de enige bent. Ook hele grote bedrijven hebben voorraadproblemen, want iedereen worstelt met dezelfde problematiek,” zegt Jan Kraaijeveld. Mensen zijn nu eenmaal druk bezig met artikelen en activiteiten die weinig toevoegen. Het is de befaamde 80/20-regel: 80 procent van de omzet doe je met 20 procent van de middelen. Kraaijeveld: “En 80 procent van de tijd gaat op aan 20 procent van de zaken die er niet toe doen. Dan ben je druk bezig met artikelen die je maar 1 of 2 keer per jaar nodig hebt of je hebt een enorme voorraad artikelen gekocht, die vreselijk in de weg staat, maar wel lekker goedkoop was.”

”Denk niet dat je de enige bent. Iedereen worstelt met dezelfde problematiek,” zegt Jan Kraaijeveld.
”Denk niet dat je de enige bent. Iedereen worstelt met dezelfde problematiek,” zegt Jan Kraaijeveld.

Is weggooien zonde?

Alles wat bij een onderneming mis gaat, zie je fysiek terug in de voorraad, zoals artikelen die onder een laagje stof in het magazijn liggen met inventarisstickers van jaren geleden. Weggooien is immers zonde. “Maar wat moet je met een artikel dat al twintig jaar onverkocht op de plank ligt? Bij veel garagebedrijven, waar jarenlang de voorraad niet is afgeboekt of afgewaardeerd, zie je dat weggooien of afschrijven een emotionele barrière is,” aldus Kraaijeveld. Voorraad is volgens hem namelijk ook emotie. Zo onthouden medewerkers vaak de laatste ervaringen (misgrijpen, te veel voorraad) en dat speelt mee bij de nieuwe beslissingen.

‘Wie beter nadenkt over de dagelijkse voorraad, spaart geld uit en heeft minder stress”

Eigen koninkrijkjes

Je doet je best, probeert iedereen tevreden te houden en toch blijf je zitten met spullen die niets opleveren en wel veel tijd hebben gekost. Kraaijeveld: “Dat is de praktijk. Ik kwam bij een bedrijf, waar zeven medewerkers het voorraadbeheer over 30.000 artikelen hadden. Elke medewerker had z’n eigen koninkrijkje en favoriete leveranciers. We hebben een analyse gemaakt, zaken gecentraliseerd, opnieuw ingedeeld en nu doet dat bedrijf hetzelfde voorraadbeheer met 3 mensen. Die andere 4 medewerkers zijn nu met klanten bezig. Wie beter nadenkt over de dagelijkse voorraad spaart geld uit en heeft minder stress.”

Maatwerk in automotive

Het voordeel in de autobranche is dat iedereen begrijpt dat een compleet motorblok niet overal op voorraad ligt, maar een H7 lampje wel. Kraaijeveld: “Je hoeft echt niet altijd alles op voorraad te hebben, want klanten accepteren dat specifieke onderdelen een levertijd hebben. Voorraadbeheer is niet zo moeilijk. De complexiteit zit vaak in de aantallen. Als het om duizenden artikelen en honderden leveranciers gaat, dan wordt het complex.”

Slimstock helpt het assortiment te rationaliseren. Kraaijeveld: “Maar ik wil eerst begrijpen hoe het
voorraadprobleem is ontstaan, zeg maar de emotionele kant. Als je alleen naar de ratio kijkt, dan verbeter je wel iets, maar wordt het nooit optimaal. Ik wil de service en visie van een bedrijf kennen. Als we dan gaan rationaliseren dan zorgen we dat het bedrijf precies die artikelen op voorraad heeft, waarvoor de klanten komen.”

Zo verbeter je de voorraad

  • Als het om strategie gaat: weet of je een totaalaanbieder of nichespeler bent. Ben je leverancier of dienstverlener?
  • Als het om uitvoering gaat: verbeter de kwaliteit van je data. Analyseer de prestaties van de top honderd of de bovenste tien procent of alle A-artikelen.
  • Controleer de beslisregels. Kloppen de huidige voorraad- en ordergestuurde artikelen volgens jouw eigen regels?
  • Herken de faseovergangen, zoals de productlifecycle en zorg voor een passende voorraadstrategie per fase.
  • Geef de belangrijkste artikelen meer aandacht en optimaliseer de prestaties

Dit artikel is gesponsord door Slimstock