Is een ideale voorraad moeilijk? Niet met het bouwstenenmodel van Slimstock. In vijf stappen heb je met dit model een gestructureerd verbeterplan in handen voor een optimale voorraad.
Slimstock, een Nederlands bedrijf dat al sinds 1993 Europees marktleider is, ontwikkelde een bouwstenenmodel waarmee elke auto-importeur, grossier en distributeur van auto-onderdelen direct aan de slag kan. Dat voorkomt lege schappen, producten die retour komen en schreeuwende klanten aan de telefoon. Het bouwstenenmodel bestaat uit vijf logische stappen, waarmee de hele voorraadketen te optimaliseren is.
Stap 1: assortiment
Het assortiment is de eerste bouwsteen; het fundament van elke voorraad. Het assortiment beslaat alles wat je bij een onderneming kunt kopen. Jan Kraaijveld: "Fonq.nl heeft een eigen voorraad, maar laat ook producten door anderen leveren. Weet jij ook wat je op voorraad moet hebben en wat je bij een leverancier vandaan kunt halen? Iedereen heeft bougies en H7-lampjes op voorraad, maar van een koplampunit van een Astra uit 1998 heeft misschien zelfs de importeur geen voorraad meer. Toch zit die koplampunit in het assortiment, maar wel met een langere levertijd. Zorg dat je weet wanneer je iets uit voorraad moeten leveren en wat je klantspecifiek inkoopt. Het optimaliseren van het assortiment - wanneer neemt de vraag toe en wanneer loopt de vraag terug - is het fundament van elke voorraad en de basis van supply chain management."
Stap 2: betrouwbare voorraaddata
Hiermee krijg je volgens Jan Kraaijeveld de lachers op de hand, want veel mensen herkennen dit. Volgens de voorraad liggen er nog twee exemplaren in de servicebus of in het magazijn. Maar ze liggen er niet. Hoe kan dat?
Jan Kraaijeveld: "Je ziet vaak dat mensen misgrijpen bij open magazijnen, bij slecht voorraadbeheer of wanneer werkbonnen te laat worden afgeboekt. Wanneer een voorraad online beschikbaar is, kunnen nét de laatste onderdelen verkocht zijn. Dat zorgt voor vele ingrepen, van backorders tot nabezorgingen. Zorg dat de aantallen kloppen, dan loop je niet achter de feiten aan."
'Het optimaliseren van het assortiment is het fundament van elke voorraad'”
Slimstock kent voorbeelden van bedrijven waar een paar honderdduizend euro aan voorraad er na inventarisatie niet blijkt te zijn. Er zijn meerdere oplossingen mogelijk. Je kunt beter, vaker en sneller afboeken, maar logistiek gezien kan een gesloten magazijn voor kostbare artikelen ook een oplossing zijn. Jan Kraaijeveld: "Behalve een normaal magazijn met een 'grijpvoorraad' heb je ook een gesloten magazijn dat alleen toegankelijk is als een werkorder is aangemaakt."
Stap 3: parameters
Aan elk product of artikel in het assortiment hangt een parameter, sterker nog: talrijke parameters, zoals prijs, marge, levertijd, minimale hoeveelheid te bestellen exemplaren, gewicht en de ruimte die het product inneemt in het magazijn. Het beheersen van deze parameters en beslisregels is een belangrijke stap naar een optimale voorraad. Hoe dan?
Jan Kraaijeveld: "In handelsbedrijven gaat het vaak om de prijs. Bij bulkorders krijg je forse korting, maar zo'n grote order kan genoeg zijn voor de komende negen maanden. Dat neemt veel ruimte en geld in beslag, omdat je ineens moet betalen. Vaak blijken leveranciers bereid om minder grote aantallen te leveren. Als je daar niet over kunt onderhandelen, zoek dan een alternatief."
Stap 4: uitmuntend voorraadbeheer
De essentie van voorraadbeheer is het maken van afwegingen. Het is het stokpaardje van Jan Kraaijeveld. Goed voorraadbeheer is alleen mogelijk met de drie eerder omschreven factoren: een goed assortiment, een betrouwbare voorraad en de juiste parameters. Maar wat weeg je dan af?
Jan Kraaijeveld: "Je maakt een afweging tussen de eigen voorraad, de levertijd en het moment dat je iets niet meer kunt leveren. Dat zorgt voor de correcte hoeveelheid en het juiste bestelmoment." Een voorbeeld. Je kunt in één keer de benodigde hoeveelheid WD40-busjes voor het hele jaar bestellen en betalen, maar het houden van voorraad kost geld (door kapitaalbeslag en aan magazijnruimte). Het andere uiterste is dat je elke keer een busje WD40 besteld als de oude bus op is, maar dat kost veel tijd aan transportbewegingen en handelingen, zoals bestellen, ontvangen, uitpakken en inboeken.
'Het optimaliseren van het assortiment is het fundament van elke voorraad'”
Kraaijeveld: "Goed voorraadbeheer zit ergens tussen deze twee uitersten in. Je houdt rekening met alle parameters: de historische omzet, de veiligheidsvoorraad zodat je nooit zonder zit, seizoenspatronen en levertijd. Het maken van afwegingen is de essentie van voorraadbeheer."
Stap 5: samenwerken
Inkopers en verkopers concentreren zich vaak op omzet, winst, marge en andere ratio's die niet aansluiten op de vier stappen hierboven. "Eigenlijk zouden dus niet de in- en verkopers met elkaar moeten praten, maar de logistieke specialisten. Die begrijpen elkaars taal", zegt Jan Kraaijeveld.
Als de verkopers en inkopers met elkaar praten over kwantumkorting bij grote hoeveelheden, dan zijn het de logistieke specialisten die zich realiseren hoeveel ruimte die bestelling in het magazijn inneemt. Samenwerken lijkt daarom een logische oplossing. Jan Kraaijeveld: "Ik ben een idealist en wil graag dat bedrijven elkaar helpen, want het is een feit dat bedrijven minder voorraad nodig hebben wanneer ze samenwerken."
Dit zijn de vijf stappen van het bouwstenenmodel:
- Assortiment als fundament
- Betrouwbare voorraaddata
- Zorg voor de juiste paramaters
- Uitmuntend voorraadbeheer
- Samenwerken met klanten en leveranciers
Elk van de vijf stappen is belangrijk. Hoe hoger je in het bouwstenenmodel komt, hoe groter de complexiteit is. Begin dus niet bij stap vijf -samenwerken - want daar kom je vanzelf als je de andere stappen onder controle hebt.
Samenwerken? Begin voorzichtig!
Het is beter om samenwerking te zoeken met leveranciers, dan met klanten. En dat is niet alleen vanuit een voorraadperspectief zo. Jan Kraaijeveld: “Als jij een keer niet bij je leverancier koopt is de impact veel groter, dan wanneer een klant een keer niet bij jou koopt.” Ketensamenwerking heeft volgens Jan Kraaijeveld met macht en positie te maken. Hij adviseert daarom om gesprekken over een betere samenwerking niet te beginnen bij jouw drie belangrijkste leveranciers.
“Begin met de nummers vijf tot en met vijfentwintig. De belangen zijn dan iets minder groot en je kunt makkelijker een verschil maken. Bovendien zijn die partijen ook meer geneigd je tegemoet te komen. Later kun je ook die eerste drie doen."
Dit artikel is gesponsord door Slimstock.
Lees ook:
