Van functioneringsgesprek naar goed gesprek

Van functioneringsgesprek naar goed gesprek
Zo doe je dat dus niet... Hoe maak je (functionerings)gesprekken met je medewerkers wél makkelijker, beter en leuker? OOMT helpt je op weg.

Functioneringsgesprekken saai en vervelend? Dan is het hoog tijd voor een andere aanpak. Tijdens AMT Live 2020 gaf organisatieadviseur Lucienne Samuels namens OOMT tips om functioneringsgesprekken leuker, makkelijker en beter te maken. "Een goed gesprek is altijd gebaseerd op tweerichtingsverkeer."

Voor ondernemers en leidinggevenden zijn functioneringsgesprekken meestal niet het hoogtepunt van het jaar. De voorbereidingen kosten veel tijd en de gesprekken zelf kosten veel energie. Ook medewerkers zitten er lang niet altijd op te wachten. Hoog tijd om daar verandering in te brengen, vindt OOMT. Want regelmatig met elkaar praten over het werk is wel degelijk zinvol. Maar hoe pak je dat aan?

Lucienne Samuels is Arbeids & Organisatie Psycholoog en weet hoe je een goed werkgeversgesprek voert. Heb je haar kennissessie gemist? Geen nood, zij is te gast in het AMT-webinar functioneringsgesprekken op 30 maart aanstaande. Daar geeft zij je handvatten en tips, en je kunt live je vragen aan haar stellen.

Daar weet Lucienne Samuels alles van. Namens OOMT helpt zij leidinggevenden en medewerkers in de mobiliteitsbranche om betere gesprekken te voeren. “Leidinggevenden vinden het vervelend dat functioneringsgesprekken veel tijd kosten. Medewerkers ervaren een functioneringsgesprek vaak als een ongelijkwaardig gesprek. Het voelt alsof ze worden afgerekend op dingen die ze niet goed doen. Terwijl een functioneringsgesprek ook bedoeld is om te benoemen wat goed gaat.”

Tweerichtingsverkeer

Tweerichtingsverkeer is een voorwaarde voor zinvolle functioneringsgesprekken. Samuels legt uit wat ze daarmee bedoelt. “Een traditioneel functioneringsgesprek begint meestal met het invullen van lange vragenlijsten. Dat is omslachtig en weinig effectief. Het werkt veel beter als leidinggevenden en medewerkers samen bepalen waarover ze gaan praten. Wanneer je als leidinggevende een deel van de regie bij de medewerker legt, ontstaat een gelijkwaardig gesprek. En dat is weer een voorwaarde voor tweerichtingsverkeer.”

Samen de gespreksonderwerpen kiezen heeft nog meer voordelen. “Je hoeft je niet eerst door een lange lijst met standaard onderwerpen heen te werken. Je praat alleen over de onderwerpen die op dat moment relevant zijn. Tijdens het volgende gesprek kun je andere onderwerpen aankaarten.”

Korter en vaker

Traditionele functioneringsgesprekken worden meestal één keer per jaar gehouden. In een wereld die snel verandert, volstaat dat niet langer, constateert Lucienne Samuels. “Techniek verandert, de klant verandert en digitalisering rukt op. Wil je als bedrijf slagvaardig zijn, dan ontkom je er niet aan om meerdere keren per jaar gesprekken te voeren met medewerkers. Hoe vaker je bijpraat, hoe gemakkelijker je kunt ingrijpen of bijsturen als de situatie daar om vraagt.”

Ze adviseert bedrijven om vooral vaker en korter te praten. “Meerdere korte gesprekken verdeeld over het jaar zijn zinvoller dan één lang gesprek per jaar.” Het is overigens een wijdverspreid misverstand dat medewerkers liever geen functioneringsgesprekken zouden voeren. “Leidinggevenden denken dat medewerkers er geen behoefte hebben. Terwijl medewerkers aangeven dat ze heel graag met leidinggevenden over het werk willen praten.”

'Hoe vaker je praat, hoe gemakkelijker je kunt bijsturen'

Gesprekskaarten

Tijd voor een korte samenvatting. Een functioneringsgesprek ‘nieuwe stijl’ is een gelijkwaardig gesprek. Het gaat over relevante onderwerpen die je samen met elkaar bepaalt. En meerdere gespreksmomenten per jaar zijn beter dan één gespreksmoment per jaar. Tot zo ver is alles helder. De volgende vraag is: waar praat je over?

Om bedrijven op weg te helpen, heeft OOMT een set gesprekskaarten gemaakt. De gesprekskaarten gaan over vier onderwerpen: het werk, de werksituatie, afspraken en ontwikkeling en werkplezier. “De gesprekskaarten geven richting aan het gesprek. Er staan voorbeeldvragen op die je aan elkaar kunt stellen”, verklaart Lucienne Samuels. “De kaarten zorgen voor afwisseling en geven een positieve insteek aan het gesprek. De kaarten gaan over werksfeer en over wat je leuk vindt aan je werk, maar ook over verbeterpunten, groeien in je werk en ambities voor de toekomst.”

Gesprekkenadministratie: minder is meer

Een van de grote nadelen van functioneringsgesprekken is de administratieve rompslomp. Gesprekken voorbereiden en gespreksverslagen maken kost veel tijd. Het advies van Lucienne Samuels: leg alleen vast wat je echt vast moet leggen. “Alles opschrijven kost veel tijd en in de praktijk maak je er nauwelijks gebruik van. Alleen de noodzakelijke dingen vastleggen, zoals werkafspraken, bespaart tijd en geeft overzicht.”

Betrokkenheid

In de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om nieuwe vakmensen te vinden. Medewerkers die hun werk met plezier doen, en de kans krijgen om zichzelf te ontwikkelen, voelen zich betrokken bij het bedrijf waar ze werken. “Met elkaar praten versterkt de band tussen de medewerker en de organisatie. Een gesprek is de gemakkelijkste manier om waardering en complimenten uit te spreken.”

Dat wil niet zeggen dat je tijdens een gesprek helemaal geen negatieve zaken mag benoemen. “Als iets niet lekker loopt, dan wil je dat aanpakken. Gesprekken zijn er ook om verbeterpunten te benoemen en werkafspraken te maken. Maar ook hier geldt: een positieve en oplossingsgerichte aanpak levert het meest op.”

Gewoon beginnen

Heb je alle tips en adviezen in dit artikel gelezen, en heb je geen idee waar je moet beginnen? Geen nood. De beste manier om met gesprekken te beginnen is voor elk bedrijf anders, besluit Lucienne Samuels. “Het gaat erom dat je een manier vindt die bij jou past. Je kan informeel bijpraten met een kop koffie, je kan samen aan tafel gaan zitten of je kan praten terwijl je samen een auto ophaalt of wegbrengt. Het belangrijkste is dat je met elkaar in gesprek gaat en in gesprek blijft.”

Webinar: 1 december - 19.30 uur

Het (functionerings)gesprek beter, makkelijker én leuker!

Met elkaar in gesprek gaan: veel leidinggevenden willen wel, maar het kost veel tijd en energie terwijl de werkplaats vol staat. En wat levert het eigenlijk op? Sommigen vinden het bovendien lastig om een (functionerings)gesprek te voeren. Niet gek dat ze er soms voor kiezen om het helemaal niet te doen. Hoe maak je gesprekken en overleggen op de werkvloer leuker, makkelijker en beter?

Het webinar i.s.m. OOMT biedt je concrete tools om een goed gesprek met elkaar te voeren. Daarnaast vertellen experts hoe je die tools kan toepassen, geven je tips en hoor je van leidinggevenden uit de branche hoe zij hun gesprekken verbeterd hebben. En welke resultaat dat heeft opgeleverd. Op naar een goed gesprek!

Deelnemen is gratis, registreer je wel even

Hoe voorkomt Europa dat het straks aan de Chinese stekker ligt? - Foto: Shutterstock

Emissievrij vervoer zonder Chinese stuntaanbiedingen, hoe moet dat?

Hoe stimuleren we de Europese markt voor schoon, emissievrij vervoer? Maar graag zonder goedkope aanbiedingen uit China, als de export...

Innovam en Noorderpoort versterken samenwerking om schadeherstel- opleiding verder te verbeteren. Van links naar rechts: Marchel Arling (directeur techniek Noorderpoort), Peter Hazenberg (teammanager automotive opleidingen Noorderpoort), Rutger Huijsman (teamleider schadeherstel Innovam) en Herme Bruin (directeur Innovam). - Foto: Innovam

Opleiding schadeherstel naar hoger niveau met Innovam en Noorderpoort

Innovam en roc Noorderpoort in Groningen versterken de bestaande samenwerking om de opleiding schadeherstel verder te verbeteren.

Het ontwikkelingscentrum voor batterijen van Mahle in Stuttgart. - Foto: Mahle

Mahle: focus op elektrificatie, maar geen ban op brandstofmotor

Toeleverancier voor de auto-industrie en aftermarket Mahle sloot 2023 af met een recordomzet. Daarmee kruipt het bedrijf uit een financieel dal....

Foto: Shutterstock

Standox Xtreme bespaart schadeherstelbedrijf tijd en geld

Het Standox Xtreme-systeem biedt het schadeherstelbedrijf razendsnelle procestijden en een lager energieverbruik.

Foto: Gert te Lintelo

Satink Classic Car Creations combineert restauratie met innovatie

Satink Classic Car Creations in Hengelo (Overijssel) is al dik dertig jaar een begrip in de restauratiewereld. Het bedrijf organiseerde op zaterdag...

De cao Metaal en Techniek is met zo’n 360.000 werknemers in de sector en zo’n 36.000 werkgevers de grootste cao in de marktsector Foto: Shutterstock

UPDATE: FNV stuurt cao-ultimatum naar werkgevers Metaal & Techniek

FNV Metaal heeft een cao-ultimatum gestuurd naar de werkgevers in de Metaal & Techniek sector, waar ook carrosseriebedrijven en...

De EV-koper weet nu tot en met 2030 waar hij aan toe is qua wegenbelasting. - Foto: Shutterstock

Gewichtscorrectie voor EV - wat zegt Bovag over kabinetsvoorstel?

We zagen al dat het voorstel van het demissionaire Kabinet voor een gewichtscorrectie in de motorrijtuigenbelasting voor EV's tot en met 2030 wordt...

Foto: Shutterstock

Clepa: EU-wetgeving moet toegang tot voertuigdata blijvend borgen

De Europese automobielindustrie staat op een kruispunt waarbij toegang tot voertuigdata van cruciaal belang is voor het concurrentievermogen van de...