Elk merkonafhankelijk autobedrijf en dealerbedrijf herkent het. De receptionist die zijn of haar handen vol heeft aan het switchen tussen verschillende softwaresystemen om afspraken te plannen, werkorders aan te maken en monteurs van antwoorden te voorzien. Gelukkig kan het ook anders en bovendien veel efficiënter! Met garage managementplatform 2Drive van Vinacles koppelt u bestaande systemen aan elkaar in één overzichtelijke applicatie. Van afspraak tot werkorder, van taxeren en online adverteren via UCC en van (gesplitst) factureren tot apk’s afmelden. Daarmee kunnen uw receptionist en monteurs zich concentreren op waar ze goed in zijn.
Slechts één keer aanmelden
Mede dankzij koppelingen met de meest voorkomende (online) software en cloudomgevingen die een autobedrijf dagelijks gebruikt, is 2Drive erin geslaagd een platform te creëren dat voor elke ondernemer direct meerwaarde biedt. Zoals met Exact Online, Snelstart, Minox en Visma E-accounting. Maar ook met een betaaldienst zoals Mollie. “Het grote voordeel daarvan is dat je je als receptionist maar één keer hoeft aan te melden. ‘Single sign on’ in jargon. Dat doe je in 2Drive waarna je automatisch ingelogd en geaccrediteerd bent in alle door jou toegestane en beveiligde gekoppelde applicaties”, zegt Eric Kurstjens van Vinacles. “En daar blijft het niet bij, want alles wat je in 2Drive doet, wordt automatisch verwerkt in de gekoppelde programma’s. Switchen tussen programma’s, tabbladen en schermen is niet langer nodig en dat geeft niet alleen veel beter overzicht; het levert minder fouten en frustraties en veel tijdswinst op. Bovendien zijn wij erin geslaagd een bijzonder intuïtief overzicht te bouwen. De meeste receptionisten weten zonder uitleg in tien minuten de weg.”
Realtime koppeling met werkplaats
Voor monteurs is het het fijnst en het meest efficiënt als ze de werkplaats niet hoeven te verlaten tijdens werkzaamheden. “Dat kunnen wij met 2Drive optimaal faciliteren, beginnend met de werkorder. Die stuurt de receptionist digitaal naar de monteur.” Onderdelen bestellen gaat overigens ook gewoon in 2Drive bij een leverancier/grossier naar keuze. Na een prijsopgaaf verstuur je als receptionist met een muisklik een offerte naar de klant. Kurstjens vervolgt: “Tijdens onderhoud of reparatie ontstaat altijd wel een aantal vragen. Die kun je snel en eenvoudig via het platform naar de receptionist sturen, die per kenteken en werkorder een uitroepteken te zien krijgt. Dat is voor hem of haar het signaal dat een monteur hulp nodig heeft terwijl die monteur gewoon door kan blijven werken. Daarmee is het tijdrovende heen en weer lopen van monteurs verleden tijd. Bovendien ligt alle onderlinge communicatie automatisch vast.”
Handigheidje bij facturatie
Het afmelden van voertuigen na een apk-beurt kan dankzij het in de beveiligde cloudomgeving opgeslagen persoonlijke RDW-certificaat via elke gekoppelde computer of tablet. Zelfs over het splitsen van facturen hebben de ontwikkelaars nagedacht. Zo kun je als receptionist een factuur splitsen in afzonderlijke regels voor bijvoorbeeld leasemaatschappij en bestuurder. “Dat kan intern, extern en op garantie. En indien nodig kun je voor een resterende werkzaamheid een nieuwe werkorder aanmaken.”
Dit artikel is gesponsord door Vinacles.
