Zo houd je het hoofd koel in drukke tijden (dit kun je nu al doen)

Je bent een klant aan het helpen, de telefoon gaat, er komen klanten binnen. Balen, de collega’s kunnen niet bijspringen. En dan moet je zo ook nog bellen over een garantiegeval en moet die bestelling de deur nog uit… Herkenbaar? Vast! Drukke tijden staan garant voor flink wat stress. In dit artikel geven we praktische tips, doe er je voordeel mee!

Je ervaart wel eens stress op je werk? Dat is niet heel vreemd. Stress is namelijk beroepsziekte nummer 1. Meer dan een miljoen mensen loopt jaarlijks het risico op een burn-out of andere werkgerelateerde psychische aandoening. Liefst 16 procent van de werknemers ervaart burn-out klachten.

Webinar ‘Gezond de toekomst in’

Tijdens het webinar in november gingen we in gesprek over het belang van een gezonde leefstijl, een goede werk/privé balans en het voorkomen of verminderen van stress op je werk. Theorie, praktijk, valkuilen en tips, alles kwam voorbij.

Kijk hier het webinar terug...

Willy Lieferink, coach bij OOMT en gespecialiseerd in stresscounceling, vertelt dat stress ontstaat op het moment dat je verlangen om iets te kunnen of te bereiken niet overeenkomt met wat je werkelijk kunt of wilt. “Iedereen reageert anders op stress; van chaos in het hoofd tot een kort lontje hebben en van niet kunnen slapen tot fysieke klachten. Te veel stress leidt dan ook altijd tot mindere prestaties.”

Stressvrij seizoen begint vóór een drukke periode

Stress is de autobranche niet vreemd. Willy Lieferink stelt nadrukkelijk dat de basis voor een stressvrij seizoen al vóór aanvang van de drukte wordt gelegd. “Investeer in de rustigere periode in het team. Een op elkaar ingespeeld team kan beter prioriteiten stellen, taken van elkaar overnemen, krijgt veel gedaan in korte tijd en ervaart meer werkplezier. Een goed team werkt op basis van vertrouwen in elkaar en verantwoordelijkheid naar elkaar en de klant.”

Wat kun je doen vóór aanvang een drukke periode

  1. Investeer in het team.
  2. Zorg voor duidelijke taakverdelingen
  3. Geef werknemers een eigen verantwoordelijkheid
  4. Wie neemt taken over bij extreme drukte of ziekte?
  5. Maak afspraken over extra uren om de balans privé/werk goed te houden
  6. Investeer in rustiger periode in goed opgeleid personeel
  7. Bedenk welke klussen een zaterdaghulp voor zijn rekening kan nemen en werk die vast in

Duidelijke taakverdeling geeft rust

Belangrijk is een duidelijke taakverdeling binnen het team: “Zonder taakverdeling ervaar je meer stress, zeker in een drukke periode. Geef werknemers voor zover mogelijk hun eigen verantwoordelijkheid. Dat scheelt overlegmomenten en het geeft de medewerkers extra energie.” Willy adviseert ook duidelijke afspraken te maken over het overnemen van taken bij extreme drukte en ziekte. “Laat de snellere medewerker de wat preciezere en daardoor vaak langzamere medewerker helpen. Spreek af waar de grens ligt als het gaat om extra uren. Bedenk dat de balans privé/werk voor iedereen verschillend is. Is dit vóór het seizoen helder, dan krijg je daar tijdens de drukte geen discussie of onenigheid over.”

Investeer in rustige periodes in goed opgeleid personeel

Willy adviseert in de rustige periode ook te investeren in goed opgeleid personeel. Dit zorgt voor minder stress door ‘verrassingen’ op vaktechnisch gebied. “De meeste garagebedrijven kampen met gebrek aan gekwalificeerd personeel. Dus dan moet je je technici niet de zaak netjes laten houden of auto’s weg laten brengen. Los dat anders op, bijvoorbeeld met een zaterdaghulp die in het drukke seizoen wat extra uurtjes wil werken.”

Wat kun je doen in drukke periode?

  1. Zorg voor een goede planning en communiceer daarover duidelijk met de klant
  2. Wees niet bang om klanten wat langer te laten wachten
  3. Plan tijd in voor onvoorziene werkzaamheden
  4. Neem iedere dag samen de werkzaamheden door
  5. Zorg dat al het gereedschap gecontroleerd is en goed werkt

Goede planning en communicatie

“Een veelgehoorde bron van stress in de drukke periode is: de planning is veel te krap. Werknemers voelen zich niet in staat om de kwaliteit te leveren die ze gewend zijn en dat geeft stress. Wees echter niet bang voor langere wachttijden bij reguliere onderhoudswerkzaamheden. Een klant snapt – mits goed gecommuniceerd – dat onderhoud in een drukke periode minder snel kan worden uitgevoerd.”

Willy Lieferink: “De gemiddelde autotechnicus is prima in staat om in te schatten wanneer het druk wordt. Steek aan het begin van iedere werkdag de koppen bij elkaar. Zijn er dingen van gisteren blijven liggen, wat staat er voor vandaag op de planning, moeten we om die of andere redenen werkzaamheden verschuiven? Ook nu geldt: als je het uitlegt, heeft de klant er in de meeste gevallen begrip voor.” En zorg dat de gereedschappen voor de start van de drukke periode zijn gecontroleerd. “Er is niets vervelender dan tijd verliezen door het stukgaan van gereedschap.”

Tips juiste balans spanning/ontspanning

  1. Offer de pauze niet op en ga naar buiten wandelen
  2. Doe in de vrije iets wat je energie geeft
  3. Zorg voor een positieve sfeer in het team: maak een complimentje, ga een ijsje eten
  4. Houd over-verantwoordelijke medewerkers in de gaten!

Spanning en ontspanning in balans

Richting de medewerkers is het de kunst om in een periode van veel stress spanning en ontspanning in balans te houden. Willy Lieferink: “Offer de pauze niet op. Juist in een drukke periode is die noodzakelijker dan ooit. Het is gewoon een kwestie van planning. En breng de pauze al wandelend buiten door. Verder moeten je mensen in de avonden en weekenden vooral dingen doen die energie geven: hobby’s, sporten of iets anders wat ontspant.”

Goede sfeer in team essentieel

Een goede sfeer in het team is essentieel. “Zie je dat je werknemers het moeilijk hebben met de drukte, probeer dan de sfeer positief te blijven beïnvloeden. Maak een complimentje of eet samen een ijsje bij warm weer. Dat geeft energie om dat extra tandje bij te zetten. En: houd de over-verantwoordelijke, perfectionistische werknemer in de gaten, die is extra gevoelig voor stress.”

OOMT heeft allerlei mogelijkheden om de samenwerking binnen een team te versterken. Ook voor teambuildings- trainingen biedt OOMT ondersteuning. Deze workshops zijn gratis voor OOMT aangesloten bedrijven.

Dit artikel is gesponsord door OOMT. Bekijk hier hun partnerdossier.