artikel

Strijd tussen plankaart en muisklik: Carrec Technocenter plant (nog) op papier

Ondernemen Premium 1056

“Zo, eerste weekje zonder bedrijfsleider zijn we zonder kleerscheuren doorgekomen”, viel afgelopen mei te lezen op de Facebookpagina van Carrec Technocenter. Onder het bericht een foto van een klassiek planbord met felgekleurde afspraakkaarten. Maar is plannen op papier niet een beetje ouderwets in deze digitale tijden? We vroegen het aan directeur/eigenaar Guido van der Spek.

Strijd tussen plankaart en muisklik: Carrec Technocenter plant (nog) op papier
Het aantal doorgangen groeit en het soort werkzaamheden verandert. Het klassieke planbord wordt steeds groter en bevat meer kaarten met meer verschillende kleuren. “Op een planbord zie je meteen waar ruimte is”, vindt Guido van der Spek.

Hoe ziet jullie plansysteem er op dit moment uit?

“We hebben een planbord met gekleurde kaartjes. Diagnose en revisie zijn twee van onze onderscheidende activiteiten. Omdat onze werkzaamheden zich niet altijd goed laten plannen, is de werkorder leidend voor de planning. Er valt weleens iets tegen waardoor het werk uitloopt.

Soms zijn onderdelen er niet op tijd of is de oorzaak van een storing lastig te achterhalen. Dan moet je schuiven met de planning. En met de kaarten.”

Iedereen kent Carrec Technocenter als specialist in diagnose, revisie, reparatie en restauratie. Daarnaast doen jullie steeds meer onderhoud en reparatie. Wat betekent dat voor het planningproces?

“Het maakt de planning complexer. Onderhoud en reparatie vormen samen zo’n 40% van het werkaanbod. We zijn gegroeid naar zo’n 1.600

Een papieren planbord met gekleurde kaartjes en mappen zijn de basis van de planning bij Carrec

doorgangen per jaar. Daar zijn we blij mee maar het brengt een andere dynamiek met zich mee dan alleen diagnose en revisie. Ik moet eerlijk bekennen dat het lastiger wordt om alles op papier bij te benen.”

Twee jaar geleden hebben jullie een uitstap gemaakt naar digitaal plannen. Dat was geen succes.

“Voor mijn gevoel was ik meer tijd kwijt aan het bijhouden van het systeem dan het aan tijdwinst opleverde. Toen zijn we snel weer overgegaan op papier.”

‘Groeien is op zichzelf geen reden om digitaal te plannen’

Waarom gaan jullie het toch weer digitaal proberen?

“De stijging van het aantal doorgangen en de recente aanstelling van een nieuwe bedrijfsleider maken het ingewikkeld om alles op papier bij te benen. Onze nieuwe bedrijfsleider is vanuit zijn vorige baan gewend om met een digitale planning te werken. Daarom hebben we vorige week de digitale planmodule van onze garagesoftware laten heractiveren. We gaan het een tijdje naast elkaar gebruiken om te ontdekken wat beter werkt.”

Het zou goed kunnen dat een digitaal plansysteem daar beter bij past dan een papieren planning

Welk softwarepakket gebruiken jullie? Kunnen jullie daar alles mee wat jullie willen doen?

“Ik betwijfel of er één pakket is dat alles afdekt wat wij graag willen. Wij zijn een van de weinige revisiebedrijven die vooral b2c werken. Dat vergt op het gebied van communicatie een andere aanpak dan wanneer je alleen b2b werkt. Ik heb het idee dat er geen universele softwarepakketten bestaan die passen bij wat wij doen.

We werken nu met Autoflex en Exact. We zouden het liefst een geïntegreerd pakket gebruiken waarin planning, crm en administratie samengaan. Misschien kan dat met Autoflex 10.0, maar die softwareversie is nu nog niet stabiel genoeg.”

Hoe communiceren jullie met klanten? Telefonisch of digitaal?

“We merken dat bellen uit de gratie begint te raken. Mensen gebruiken hun mobiele telefoon steeds minder vaak om mee te bellen. Met Autoflex kan je sms’en, we hebben een chatfunctie op de site, we communiceren via Facebook en we overwegen om een mobiel nummer vrij te maken voor WhatsApp.”

Betekent groeien automatisch dat een papieren planning vanaf een bepaald moment niet langer werkt?

Communiceren met klanten verloopt bij Carrec Technocenter steeds vaker via e-mail, sms en apps. Overleg over de werkorder gebeurt persoonlijk op de werkvloer.

“Ik denk dat groeien op zichzelf geen reden is om van papier af te stappen. Het moment waarop meerdere mensen met de planning en de productie bezig zijn, is misschien wel een punt waarop je wilt overstappen. Het zou goed kunnen dat een digitaal plansysteem daar beter bij past dan een papieren planning.”

Wat zijn de pijnpunten bij een papieren planning?

“Ons planbord is de afgelopen jaren groter geworden, er is meer variëteit aan kaartjes en elke activiteit heeft andere kleur. Door de uitbreiding van het werk is het lastiger om alles op één bord te bundelen. We slaan de plank weleens mis en dat willen we niet. Als de planning in één hoofd zit, dan werkt papier goed. Dan heb je alleen een probleem als de planner op vakantie gaat of ziek is. Bovendien plannen we hier met twee man. Mijn bedrijfsleider gaat mij de komende tijd overtuigen dat alles wat wij plannen ook prima digitaal kan.”

Hoe gaat het beheer van het leenautopark?

“Dat is een uitdaging met een planbord. Het komt regelmatig voor dat werk uitloopt. Je moet er goed aan denken dat je de leenautokaarten op tijd verplaatst. Een digitale planning kan je automatisch koppelen aan de leenautoplanning. Als een leenauto later terugkomt, of het werk langer duurt, grijp je bijna nooit mis.”

Tot het eind van de dag wachten is te laat

En hoe zit het met de snelheid? Papier heeft de reputatie dat het trager is.

“Bij ingewikkelde werkzaamheden kan de planning tussentijds veranderen. Bijvoorbeeld omdat bepaalde onderdelen er niet op tijd zijn. Dat moet je intern communiceren met het team en extern communiceren met de klant.

Met een digitaal plansysteem kan je de klant direct een sms’je of een e-mail sturen: ‘we wachten op de complete set onderdelen totdat we met auto beginnen’. Met een kaartsysteem ben je sneller geneigd om dat tot het eind van de dag te laten liggen en dan pas na te bellen. Klanten stellen tegenwoordig hoge eisen aan de snelheid van de communicatie. Tot het eind van de dag wachten is dan te laat.”

Is digitaal plannen de toekomst?

“Dat moet de komende maanden blijken. Ik vind een planbord zelf bijzonder prettig om mee te werken. Ik doe het grootste deel van de e-mailcontacten met klanten en de telefoonafhandeling. Op een planbord zie je direct waar ruimte is en welke leenauto’s beschikbaar zijn.”

De nieuwe bedrijfsleider van Carrec Technocenter is gewend aan een digitale planning. Gaat de pc met digitale plansoftware het planbord vervangen? “Dat gaan we de komende maanden ontdekken”, aldus Guido van der Spek.

Jullie hebben een jong team. Heeft dat invloed op de keuze?

“Misschien ben ik een mastodont met mijn voorkeur voor papier, maar ik sta open voor verandering zolang het een verbetering is. Als de mannen vinden dat het digitaal beter kan, dan gaan we het zo doen. Je moet altijd zien te voorkomen dat een klant aan de balie staat en dat niemand weet waarvoor hij of zij komt. Of je nu op papier of digitaal werkt, dat mag nooit gebeuren. Een goede planning is een goede planning. Hoe je dat doet, maakt niet uit. Het resultaat is wat telt.”

Meer ervaringen?

Carrec Technocenter stapt opnieuw over van papier naar een digitaal plansysteem. Andere ondernemers houden bewust vast aan het papieren planbord of gaan voor een combinatie van papier en beeldscherm. Lees hun ervaring in AMT Ondernemen online magazine met het thema ‘interne digitalisering’

 

Reageer op dit artikel